Delegowanie zadań to umiejętność, która pozwoli ci sprawnie zarządzać każdym zespołem. Wydaje ci się, że sam wszystko zrobisz najlepiej i najszybciej? Gdyby tak było zespół nie byłby ci potrzebny zespół. A przecież tak nie jest. Każdy z pracowników ma swój zakres obowiązków. Umiejętne delegowanie zadań to bardzo ważna kompetencja. Poznaj reguły, jakie nim rządzą, a kierowanie pracą innych nie będzie sprawiało ci problemów.
W skrócie:
BĄDŹ Z NAMI NA BIEŻĄCO I OTRZYMUJ INFORMACJE O NOWYCH ARTYKUŁACH I SPOSOBACH NA ROZWÓJ NA SWÓJ E-MAIL
Delegowanie zadań to umiejętność dobrego szefa
Nie bądź Zosia Samosia. Taka postawa się nie opłaca i to z kilku powodów. Po pierwsze, biorąc na siebie zbyt wiele obowiązków, będziesz narzekał, że za dużo pracujesz i na nic nie masz czasu. Po drugie, wcale nie jest powiedziane, że konkretne zadanie tylko ty potrafisz wykonać najlepiej. Być może w zespole jest ktoś, kto potrafi jeszcze lepiej sobie z nim poradzić. Po trzecie, delegując zadania dajesz szansę innym na naukę i rozwój. Po czwarte, powierzając zadania pracownikom dajesz sygnał, że masz zaufanie i wierzysz, że konkretna osoba sobie z nim poradzi. Delegowanie zadań opiera się na zaufaniu!
Zastanawiasz się jak rozwiązać problem niskiej sprzedaży w swojej firmie?
Delegowanie zadań to nie jest wydawanie poleceń
Jeszcze do niedawana szef był postrzegany jako ten, który wydaje polecenia i z nich rozlicza. Wiele się w tym zakresie zmieniło. Pracownicy oczekują od swojego przełożonego znacznie więcej i tutaj masz duże pole do popisu. Ludzie chcą widzieć w swoim szefie lidera, przywódcę i mentora. Przełożony to ten, na którego wsparcie mogą liczyć w każdej sytuacji. Nie wystarczy delegować zadanie. Ważne jest, abyś miał pewność, że pracownik potrafi sobie z nim poradzić, czyli ma wiedzę i umiejętności, które pozwolą mu wywiązać się ze swoich obowiązków. To jednak nie wszystko. Podpowiadamy zasady, którymi warto się kierować delegując zadania pracownikom.
Delegowanie zadań – 10 zasad dobrego szefa
- Wyjaśnij dokładnie, na czym polega zadanie
Nie wystarczy rzucić hasło i liczyć, że całej reszty pracownik się domyśli. Postaraj się jak najdokładniej wytłumaczyć, o co chodzi w poleceniu. To pozwoli uniknąć nieporozumień i zminimalizuje ryzyko, że twój pracownik zrobi zupełnie coś innego niż ty oczekujesz. - Wskaż cel, jaki ma zostać osiągnięty
Każdy lubi wiedzieć, czemu służy czynność, jaką ma wykonać. Pokaż nie tylko znaczenie tej pracy, ale także spodziewane rezultaty. Określenie celu ci w tym pomoże. Ważne, żeby cel był SMART, czyli mierzalny, realny, konkretny, ambitny, osadzony w czasie. - Określ ramy czasowe na wykonanie zadania
Delegowanie zadań powinno zawierać ramy czasowe. Deadline jest ważny nie tylko dla ciebie, ale też dla tej drugiej strony. Istotne, żeby pracownik miał go tyle, aby był w stanie zrobić to, o co go prosisz. Dawanie zbyt krótkich deadlinów niesie ze sobą ryzyko, że pracownik nie zdąży lub wykona pracę niedokładnie. Z kolei zbyt długi może nie być motywujący. - Upewnij się, że pracownik dokładnie rozumie, o co ci chodzi
Wielu pracowników ma problem z tym, aby przyznać, że czegoś nie wie lub nie rozumie. Daj im wsparcie w tym zakresie i powiedz, że lepiej spytać niż zrobić źle. Zadawanie pytań to naturalna część procesu uczenia się. Jeśli nie masz pewności, że zostałeś dobrze zrozumiany i pracownik może czegoś nie umieć, ty zadaj jakieś pytanie, które pomoże ci to zweryfikować. - Zadbaj o poprawną komunikację w trakcie delegowania zadania
Styl komunikacji to ważna umiejętność każdego menedżera. Delegowanie zadań nie powinno wyglądać jak wydawanie rozkazów i spychologia. Ton twojej wypowiedzi ma ogromne znaczenie. Spokój i dobra atmosfera w trakcie rozmowy na pewno ci w tym pomogą. - Zapytaj, w jakim zakresie potrzebuje wsparcia
Jest szansa, że do wykonania konkretnego zadania będzie twojemu pracownikowi potrzebne wsparcie. Jeśli wiesz, w jakim zakresie, wskaż osoby, które mogą pomóc. A jeśli nie masz pewności, czy to wsparcie będzie konieczne, zapytaj wprost, czy twój pracownik potrzebuje pomocy od innego członka zespołu lub z innego działu. - Zapewnij pracownika o gotowości wsparcia
Wsparcie innych pracowników to jedno, a wsparcie szefa to drugie. Koniecznie zapewnij swojego pracownika, że jesteś i zawsze może na ciebie liczyć w razie pytań czy problemów. Lepiej zareagować w trakcie niż później być sfrustrowanym niewykonanym zadaniem lub wykonanym błędnie. - Po jakimś czasie upewnij się, że wszystko idzie w dobrym kierunku
Delegowanie zadań związane jest z monitorowaniem postępów. Jest to szczególnie ważne w przypadku bardziej skomplikowanych lub czasochłonnych czynności. Po upływie jakiegoś czasu spytaj pracownika, jak mu idzie i czy przewiduje wykonanie zadania na czas. Dasz sygnał, że czuwasz nad jego pracą i jesteś gotowy udzielić wsparcia. - Omów zadanie po jego wykonaniu
Po zakończeniu pracy nad zadaniem twoim obowiązkiem jest omówienie go. Feedback pozwoli pracownikowi się rozwijać, ponieważ dostanie od ciebie informację, co zostało zrobione dobrze, a co można było zrobić jeszcze lepiej. To bardzo motywuje ludzi do pracy i sprawia, że chcą się angażować. - Pochwal pracownika za wykonanie zadania
Nie zapomnij podziękować i pochwalić. Nie jest to kurtuazja, ale bardzo ważna część rozwoju każdego z twoich pracowników. Docenienie ze strony szefa jest zawsze nobilitujące i sprawi, że delegowanie zadań na raz następny będzie postrzegane jako okazja do wykazania się.
Masz już wiedzę, jak delegować zadania i z nich rozliczać, więc do dzieła! Możesz zacząć pracować w ten sposób od zaraz. Przekonasz się, jak świetne wyniki możecie wspólnie osiągnąć.
Zapraszam Cię także do śledzenia mojego profilu na serwisie X - Andrzej Borcz.
