Zmiana w firmie to naturalny proces w jej rozwoju. Jeśli dodać do tego dynamicznie zmieniające się w ostatnim czasie otoczenie rynkowe i brak gotowości zespołów na zmiany, robi się z tego mieszanka wybuchowa. Jak bardzo? Okazuje się, że cyfry są bezwzględne i od lat aż 70% zmian wdrażanych w firmach kończy się niepowodzeniem. Co zrobić, żeby znaleźć się w tych 30% firm z sukcesem wdrażających zmiany? Okazuje się, że wcale nie jest to takie trudne. Jeśli planujesz w najbliższym czasie wprowadzić zmiany w swojej firmie, lepiej przeczytaj, jak się za to zabrać. Dzięki temu nie stracisz czasu, pieniędzy i … pracowników.
W skrócie:
BĄDŹ Z NAMI NA BIEŻĄCO I OTRZYMUJ INFORMACJE O NOWYCH ARTYKUŁACH I SPOSOBACH NA ROZWÓJ NA SWÓJ E-MAIL
Skąd wiadomo, że zmiana w firmie nie udaje się w 70% przypadków?
Sukcesy i porażki przedsiębiorstw w zakresie wprowadzania zmian w strategii, strukturze organizacyjnej, portfolio produktów i w wielu innych firmowych obszarach, są obiektem badań ekonomistów na całym świecie i to od lat. Niezależne od wybranej metodologii i narzędzia, wynik ten oscylował właśnie wokół 70 procent. Zajmujący się zmianą Paul Kotter przeprowadził badania w stu firmach, w których podjęte były próby wdrażania zmian. Po podliczeniu tych, które wyszły na plus i na minus okazało się, że niepowodzeniem zakończyło się aż 70 procent z nich. Kilka lat później do tych samych wniosków doszli Michael Beer i Nitin Nohria. W artykule opublikowanym w Harvard Business Review Polska powołali się na tę samą liczbę 70. Z kolei z analizy profesjonalnych raportów dotyczących zmian w firmach na całym świecie, przeprowadzonej przez Martina E. Smitha, nieudane zmiany stanowią 67 procent.
Przygotowujesz się na ważną zmianę w firmie i nie wiesz, od czego zacząć? Pomożemy!
Zmiana w firmie a świat VUCA
Na fali zmian spowodowanych pandemią, a potem wojną, do łask wrócił termin VUCA. Wymyśliła go amerykańska armia, ale okazał się tak uniwersalny, że z powodzeniem został zaimplementowany na gruncie biznesowym. VUCA to akronim od słów: volatility (zmienność), uncertainty (niepewność), complexity (złożoność) i ambiguity (niejednoznaczność).
Co wynika z VUCA i jaka jest zmiana? Przede wszystkim to, że zmiana jest (o ironio) czymś stałym i naturalnym. Świat się zmienia każdego dnia i zmieniamy się my. Na wiele zmian nie mamy wpływu, ale na część z nich tak. O ile sami sobie zaplanujemy zmiany, jesteśmy świadomi powodów i celu, jaki nam przyświeca, nie ma większych problemów z jej akceptacją. Natomiast kłopot pojawia się wtedy, kiedy czynnik zmiany jest zewnętrzny i nie mamy na niego wpływu.
Taką sytuacją była właśnie pandemia, która przyszła praktycznie z dnia na dzień i wymusiła zmiany w większości firm. Mogła to być konieczność zdalnej pracy, reorganizacja struktur, a w skrajnych przypadkach zawieszenie działalności. Jedni wyszli z tej sytuacji obronną ręką, a niektórych zmiana w firmie przytłoczyła.
Dlaczego zmiana w firmie tak często się nie udaje?
- Z mojego doświadczenia i wiedzy wynika, że większość porażek związanych ze zmianą w firmach, najczęściej jest efektem braku przygotowania zespołu lub całej firmy do zmian. Przeważnie zmiana w firmie sprowadza się do zakomunikowania członkom zespołu, że czeka ich jakaś nowość, a także poinformowania, na czym będzie polegała. Jaki jest efekt? Ludzie są wystraszeni, negują zasadność propozycji, są zrezygnowani i niechętni – mówi Adrian Janik, psycholog i specjalista zarządzania zmianą oraz trener Enterprise Advisors.
Według niego bardzo dobrym punktem wyjścia dla menedżerów wprowadzających zmiany, jest zapoznanie się z koncepcją Elizabeth Kübler-Ross, która opracowała pięć etapów psychologicznych reakcji na zmiany. Umiejętność reagowania na każdym z tych etapów jest kluczową kompetencją współczesnych liderów.
Zmiana w firmie - jak przygotować zespół?
Elizabeth Kübler-Ross w bardzo uniwersalnej koncepcji wyróżniła pięć etapów, które następują u większości z nas w obliczu zmiany. Pierwszym z nich jest zaprzeczenie. Nie dziw się więc, jeśli na twoja propozycję pracownicy zareagują komentarzami „to się nie uda”, „po co coś zmieniać, jak teraz jest dobrze”, „dla nas to będzie więcej pracy”.
W drugim etapie pojawia się gniew. Pracownicy są źli, że ich codzienna rutyna ulegnie zmianie i obawiają się większej ilości pracy. Bardzo często pokazują te emocje liderowi i innym pracownikom. W zespole pojawiają się nerwy i niespokojna atmosfera.
Kolejnym etapem są negocjacje, czyli próba przekonania szefa, że zmiany nie mają sensu lub przynajmniej z części propozycji można zrezygnować. Alternatywnie pojawiają się propozycje przesunięcia ich w czasie lub zatrudnienia kolejnych osób do pomocy. Jeśli to się nie udaje, wielu pracowników wpada w depresję. Są oni mocno zniechęceni do pracy i nie mają motywacji. Przekłada się to także na zmniejszenie ich efektywności. Na tym etapie zdarzają się odejścia z pracy. W końcu mamy etap akceptacji, który dla jednych oznacza przekonanie się do tego, że zmiany są potrzebne i słuszne, a dla drugich akceptacja wynika z faktu, że nic nie wskórali i muszą się pogodzić z sytuacją, jaka jest.
- Każdy z tych etapów jest naturalny i nie wynika ze złej woli pracownika. Na każdym z tych etapów menedżer musi właściwie reagować i wesprzeć swój zespół. Nie jest to łatwe, o czym przekonuję się na prowadzonych przeze mnie szkoleniach z zarządzania zmianą. Menedżerowie najczęściej nie zdają sobie sprawy z tego, jak mogą działać, żeby zmiana przebiegła w atmosferze zaangażowania i chęci do zmian wśród pracowników oraz bez niepotrzebnego stresu – mówi Adrian Janik.
Zmiana w firmie? 5 wskazówek, jak się do niej przygotować
Adrian Janik zwraca uwagę na to, że w większości przypadków tym, co utrudnia przeprowadzenie zmian, są emocje i stres. Jak im zaradzić? – Przede wszystkim radziłbym zaangażować w zmianę pracowników. Łatwiej zaakceptują reguły i plan, jeśli będą brali udział w ich tworzeniu. Tym, co zdecydowanie nie sprzyja zmianom, jest zbyt krótki czas na ich wdrożenie. Radziłbym z dużym wyprzedzeniem sygnalizować konieczność zmian oraz przedstawiać przyczynę – mówi Adrian Janik.
Według psychologa, jest 5 kluczowych zasad, które dobrze jest sobie wziąć do serca, jeśli chce się przejść suchą stopą przez każdą zmianę w firmie.
1. W planowaniu zmiany miej na uwadze, że ludzie zareagują oporem i to jest normalne. Opór nie wynika z ich złej woli.
2. Twoją rolą nie jest zduszenie oporu za wszelką cenę, ale zdiagnozowanie jego przyczyny i omówienie obaw z zespołem.
3. Bądź transparentny na każdym z etapów. Tłumacz, z czego zmiana wynika i co firma oraz pracownicy mogą zyskać (lub czego nie stracić). Mów na ten temat tak dużo, jak tylko możesz.
4. Jeśli jest możliwe, informuj o konieczności zmian z dużym wyprzedzeniem.
5. Angażuj ludzi w zmianę, pytaj ich o zdanie, wspólnie z nimi wypracuj plan działania. Chętniej akceptujemy zasady, które sami tworzymy.
