Komunikacja między działami w firmie to jeden z najczęściej zgłaszanych problemów przez naszych klientów. Brak współpracy między różnymi działami tej samej firmy skutkuje nie tylko chaosem organizacyjnym i niepotrzebnymi kosztami, ale bardzo często utratą klienta. Co gorsze, przyczynia się do tego, że firma się nie rozwija. Jaka powinna być komunikacja między działami w firmie i na jakie jej aspekty warto zwrócić uwagę?
W skrócie:
BĄDŹ Z NAMI NA BIEŻĄCO I OTRZYMUJ INFORMACJE O NOWYCH ARTYKUŁACH I SPOSOBACH NA ROZWÓJ NA SWÓJ E-MAIL
Komunikacja między działami w firmie – ryba psuje się od głowy
Wielokrotnie w naszych tekstach podkreślaliśmy rolę, jaką w nowocześnie zarządzanym przedsiębiorstwie odgrywają menedżerowie, a więc liderzy organizacji. Ta rola nie ogranicza się jedynie do wydawania dyspozycji i rozliczania z nich. Współcześnie pracownicy oczekują od swoich szefów wsparcia i wyznaczania standardów, w tym standardów dobrej komunikacji w firmie i między pracownikami, a także między poszczególnymi zespołami. W praktyce bywa z tym bardzo różnie.
- W wielu firmach obserwuję zjawisko, które określa się jako „cień lidera”. Termin ten oznacza modelowanie aktywności pracowników przez menedżerów, które doprowadza do tego, że organizacja często jest cieniem swoich przywódców, a zespoły są cieniem swoich menedżerów. Menedżer modeluje zachowania swoich podwładnych często zupełnie nieświadomie. Szefowie są bardzo mocno obserwowani przez zespół w zakresie komunikacji, ustalania priorytetów, rozwiązywania sytuacji trudnych, brania odpowiedzialności i właśnie współpracy przekrojowo w całej organizacji. Jeżeli nie można zaobserwować współpracy na szczeblu menedżerskim, to trudno oczekiwać jej na niższych szczeblach organizacji – mówi Lech Ciepiał, trener biznesu w Enterprise Advisors.
Chcesz poprawić komunikację między działami w firmie?
Komunikacja między działami w firmie - jaka powinna być?
Bez właściwie prowadzonej, efektywnej komunikacji praktycznie niemożliwa jest skuteczna współpraca między ludźmi. W każdej firmie komunikacja jest jednym z kluczowych elementów wpływających na współpracę pomiędzy zespołami czy też działami w organizacji. Warto zwrócić uwagę na komunikację między liderami a pracownikami, a także między samymi liderami. Wiele nieporozumień w firmach wynika albo z braku komunikacji, albo z niewłaściwego jej prowadzenia.
- Ideałem jest otwarta i szczera komunikacja. Nie jest to wcale takie proste do osiągnięcia, niemniej jednak dzięki otwartości, zadawaniu pytań, mówieniu o występujących rezerwach i trudnościach z poszanowaniem drugiej strony, możliwe jest wspólne wypracowanie rozwiązań i udrażnianie najważniejszych procesów w firmie. Tutaj również kluczowa rola spoczywa na liderach, oni bowiem w największym stopniu modelują i wpływają na komunikację – komentuje Lech Ciepiał, który pomaga firmom we właściwym komunikowaniu wewnątrz organizacji i poza nią. Wskazuje na kilka obszarów, dzięki którym komunikacja między działami w firmie będzie lepsza.
1. Ustal reguły i kanały komunikacji w firmie
W pierwszej kolejności warto ustalić najważniejsze reguły i zasady związane z komunikacją oraz kanałami, którymi komunikaty mają być przekazywane. Należy jednak mieć na względzie, że deklaratywnie ustalone normy często zupełnie odbiegają od praktyki – pozostają jedynie pustymi frazesami. Najważniejsze, aby były więc uznawane i praktykowane na każdym szczeblu organizacyjnym.
2. Zdiagnozuj wąskie gardła komunikacyjne
Istotne jest także diagnozowanie wąskich gardeł komunikacyjnych i takie budowanie procesów, aby one nie występowały. Niezwykle istotne jest odchodzenie od mikrozarządzania i budowanie kompetencji w podległych zespołach.
3. Zadbaj, aby poszczególne zespoły jak najwięcej wiedziały o pracy innych zespołów w firmie
Lech Ciepiał zauważa, że zrozumienie funkcjonowania poszczególnych działów organizacji z ich interesami i celami oraz zakresem odpowiedzialności to klucz do porozumienia między zespołami. – Ważne jest to, aby pracownicy konkretnego działu mieli świadomość zarówno swojej roli w całokształcie działania organizacji ale, co równie istotne, rozumieli punkt widzenia i interesy innych działów. Każdy dział ma swoje własne cele, niemniej jednak wszyscy powinni grać do jednej bramki. Nie jest to możliwe, jeżeli nie potrafimy spojrzeć na całość, również swoich aktywności, w kontekście interesów i celów pozostałych obszarów organizacji – tłumaczy Lech Ciepiał.
Cele powinny być spójne i zharmonizowane. Ideałem jest, aby zarówno cele indywidualne jak i zespołowe wpisywały się w całość głównego kierunku, w którym zmierza organizacja. Rozumienie przez pracowników celów i sieci powiązań między działami stanowi podłożę do efektywnej współpracy i komunikacji. Negatywny wpływ zarówno na współpracę jak i komunikację mają sprzeczne cele poszczególnych zespołów i działów, które, mimo tego, że nie wyrażone wprost, są często obecne.
4. Komunikacja między działami w firmie a kultura organizacyjna
Nasz ekspert podpowiada, że elementem niezwykle istotnym w budowaniu współpracy w nowoczesnej organizacji jest atmosfera i właściwe narzędzia budujące kulturę organizacyjną. - Bez bezpieczeństwa psychologicznego pracowników nie jest możliwe osiągnięcie zaangażowania, będącego kluczem do efektywnej współpracy i komunikacji. Niezwykle istotne są wartości wpływające na kulturę na jej fundamentalnym poziomie, jeżeli jedną z wartości będzie współpraca, to stanowi to podstawę wprowadzenia efektywnych modeli komunikacyjnych. Kultura organizacyjna często, na pierwszy rzut oka, jest niewidoczna, stanowi jednak podłoże do efektywnej współpracy i komunikacji. Warto więc świadomie ją budować mając konkretną wizję, wartości i umiejętnie ją implementować. Bez implementacji pozostanie jedynie zbiorem ładnie brzmiących frazesów – zauważa Lech Ciepiał.
5. Styl zarządzania a komunikacja między działami w firmie
Organizacja, w której menedżerowie stosują elementy zarządzania folwarcznego, używają nieefektywnych narzędzi motywacyjnych i komunikację tylko jednostronną. Taka praktyka niweluje kreatywność i innowacyjność w podejmowanych przez pracowników działaniach. Taki styl zarządzania generuje różnorodne dysfunkcje w pracy zespołowej związane z brakiem zaufania i unikaniem odpowiedzialności, co w konsekwencji wpływa na dbałość przez pracowników o osiągane wyniki. Styl zarządzania bezpośrednio dotyka więc obszaru komunikacji w organizacji wypaczając jej charakter.
