Efektywność to nie tylko jedno z ulubionych słów wszystkich osób zarządzających pracą innych ludzi, ale także klucz do rozwoju osobistego. Pomaga wykorzystać maksymalnie drzemiący w nas potencjał – nie tylko w pracy, ale także poza nią. Czym tak naprawdę jest efektywność i co to znaczy, że efektywnie wykorzystujemy swój czas, zasoby, wiedzę?
W skrócie:
BĄDŹ Z NAMI NA BIEŻĄCO I OTRZYMUJ INFORMACJE O NOWYCH ARTYKUŁACH I SPOSOBACH NA ROZWÓJ NA SWÓJ E-MAIL
Efektywność – co to właściwie znaczy?
Chociaż efektywność doczekała się wielu definicji i badań, to jej sedno możemy ująć w jednym zdaniu. Efektywnością określimy rezultat, jaki osiągnęliśmy dzięki konkretnym czynnościom, biorąc pod uwagę stosunek efektu do poniesionych nakładów. Aby efektywność była największa, powinniśmy osiągnąć najlepsze możliwe wyniki przy możliwie najniższych kosztach.
Słyszałeś kiedyś pytanie: „Co by tu zrobić, żeby się nie narobić, a zarobić?”? Na pewno tak! Jest ono najprostszym wytłumaczeniem tego, co znaczy efektywność. W życiu najczęściej nie wygląda to tak kolorowo i przeważnie musimy się trochę wysilić, żeby mieć efekty. Sęk w tym, żeby nakład naszej pracy był współmierny to tego, co osiągniemy.
Zastanawiasz się jak rozwiązać problem niskiej marży w swojej firmie?
Od czego zależy twoja efektywność?
Patrząc na efektywność z praktycznego punktu widzenia, możemy uznać, że na twoją efektywność składają się tylko dwa składniki – chcę i potrafię. Za tymi dwoma słowami kryje się sekret twojej efektywności w każdej sytuacji, czy to w pracy, czy w życiu osobistym. Za słowem „chcę” kryje się twoja motywacja do wykonania danej czynności. Z kolei słowo „potrafię” oznacza twoje kompetencje.
Przenieśmy to na grunt twoich doświadczeń. Wyobraź sobie, że zaczynasz dopiero pracę w firmie, w której aktualnie pracujesz. Dostałeś klienta i masz zrobić, co w twojej mocy, żeby podpisał z tobą umowę. Twoja efektywność może mieć tak naprawdę 4 warianty.
Chcę i potrafię – najwyższa efektywność
Jesteś bardzo zmotywowany, bo wiesz, że od tego, czy wywiążesz się z zadania, zależy twoja pozycja w zespole i premia. Masz bardzo dużą wiedzę i umiejętności, dlatego też rozmowa z klientem nie wiąże się dla ciebie ze szczególnym stresem. Robiłeś tę czynność wiele razy i dokładnie wiesz, jak masz przeprowadzić rozmowę, żeby przełożyła się ona na decyzję klienta. Jesteś nie tylko zdeterminowany, ale również masz duże zaufanie do siebie i wiesz, że potrafisz.
Potrafię, ale nie chcę – średnia efektywność
Wiele razy prowadziłeś już rozmowy handlowe, więc dokładnie wiesz, jak to robić. Problem w tym, że nie odczuwasz jakieś szczególnej potrzeby dopięcia kontraktu. Wiesz, że za wiele od niego nie zależy. Może być też tak, że jesteś już znudzony tą czynnością i dlatego trudno ci znaleźć motywację.
Nie potrafię, ale chcę – średnia efektywność
Jeszcze nie masz zbyt dużego doświadczenia w rozmowie z klientem i nie miałeś zbyt wielu okazji, żeby sprawdzić się w nowej sytuacji. Trochę się obawiasz, czy podołasz. Czujesz, że brakuje ci niektórych kompetencji, a może nawet i wiedzy. Z drugiej strony bardzo się cieszysz na nowe zadanie i chcesz mieć dobre wyniki. Twoja motywacja jest wysoka, bo wiesz, że jako świeżak w tej pracy lub projekcie jesteś pod lupą przełożonego.
Nie potrafię i nie chcę – najniższa efektywność
Nie dość, że nie masz wiedzy na temat tego, co masz zrobić, to jeszcze wcale nie odczuwasz chęci zrobienia tego. W tym wypadku dwa minusy nie dają plusa. Brak motywacji i brak umiejętności najprawdopodobniej sprawią, że twoja efektywność będzie bardzo niska, a może nawet zerowa. Jeśli czujesz, że o tobie mowa, to jest to sygnał, żeby coś z tym zrobić.
Jak pracować nad efektywnością?
W zależności od tego, w którym z czterech wariantów się znalazłeś w odniesieniu do konkretnego zadania, takie kroki powinieneś podjąć wobec siebie samego lub wobec osób, których pracą zarządzasz. Jeśli jesteś menadżerem lub liderem powyższy schemat pozwoli ci pomóc twoim współpracownikom w podnoszeniu ich efektywności.
W przypadku zdiagnozowania problemu z „potrafię”, czyli braku wiedzy i kompetencji, pomóc może szereg działań, których głównym zadaniem jest wzmocnienie tych dwóch obszarów, czyli krótko mówiąc nauka. Wbrew pozorom nie dotyczy to wyłącznie nowych pracowników. Taka konieczność może nastąpić także w sytuacji przydzielenia nowego zadania lub zmiany stanowiska. Szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne, mentoring, coaching, przydzielenie mentora – to wszystko wzmacnia sferę „potrafię”.
„Chcę” bardzo często ma duży związek z „potrafię”. Dlaczego? Wiele razy na pewno zdarzyło ci się, że nie chciałeś czegoś robić, bo nie potrafiłeś. Są osoby, którym wystarczy wewnętrzna motywacja i chcą się nauczyć. Jednak nie zawsze musi tak być. Jeśli ktoś nie ma motywacji do wykonywania jakiegoś zadania (albo do pracy w ogóle), należy w pierwszej kolejności zastanowić się, z jakich powodów tak jest. Brak motywacji może wynikać z wielu powodów i nie zawsze jest to związane z brakiem umiejętności. Może to być efekt małej wiary w siebie, zarobków nieadekwatnych do wykonywanej pracy, braku sukcesów, braku poczucia sensu tego, co się robi, złej atmosfery w zespole, a w skrajnych przypadkach - wypalenia zawodowego.
Co ma czas wspólnego z naszą efektywnością?
Na pewno się domyślasz, że bardzo wiele. Kluczowe jest to, że jeśli coś lubimy i chcemy robić, a dodatkowo mamy poczucie, że jest to ważne dla nas lub dla kogoś innego, jesteśmy w tym dobrzy, to taka czynność zajmie nam mniej czasu niż w przypadku odwrotnym.
Kiedy nie mamy poczucia, że wykonanie konkretnego zadania ma sens, jest potrzebne i ważne, a na domiar złego brak nam umiejętności, żeby je wykonać, termin realizacji może się wydłużać (czasem w nieskończoność).
