Komunikacja menedżerska – 5 sposobów na dobrą komunikację z pracownikami

Menedżer stanowi pewnego rodzaju pomost komunikacyjny między swoim zespołem a resztą firmy, w tym szczególnie zarządem. Dodatkowo, menedżer bardzo często jest jedyną osobą, która ma bezpośredni kontakt z klientem, a jego rolą jest przedstawić pracownikom efekty rozmów i oczekiwania klienta. Rolą lidera jest przede wszystkim właściwie komunikować się z zespołem.

To lider narzuca zasady komunikacji między pracownikami z jednego teamu. Powinien być w tym zakresie wzorem i swoim przykładem dawać innym dobry przykład właściwego porozumiewania się – zarówno bezpośredniego, jak również zapośredniczonego.

Komunikacja menedżerska jest bardzo istotna w procesie rozwiązywania problemów w zespole, jeśli się pojawią. Bardzo często u ich podłoża jest właśnie niewłaściwa komunikacja między ludźmi i nieporozumienia z tego wynikające. Rolą lidera jest udzielanie pracownikom regularnego feedbacku, z którego dowiedzą się, jakie postępy w pracy robią, a co jeszcze wymaga poprawy.

Natłok pracy, stres, sytuacje kryzysowe, emocje – to wszystko bardzo często sprawia, że nie zwracamy uwagi na to, w jaki sposób porozumiewamy się z innymi i jakie – czasami nieświadomie – błędy robimy. W skrajnych sytuacjach mogą doprowadzić do poważnego kryzysu w zespole, do braku motywacji i zaangażowania. Dlatego warto na chłodno przemyśleć, jakie sytuacje doprowadzają do problemów i ich unikać. Okazuje się, że wiele z nich to bardzo proste wskazówki, które można wdrożyć od ręki.

1. Niewłaściwy dobór kanału komunikacji
   Nie wszystkie informacje warto przekazywać pracownikom mailem i nie każdy komunikat zostanie właściwie odebrany, jeśli wtrącimy go podczas wspólnej przerwy na kawę. Jeśli coś wymaga omówienia, znacznie lepiej poprosić pracownika na krótką rozmowę, a w ślad za nią wysłać podsumowanie z najważniejszymi informacjami mailem. Bezpośrednie spotkanie daje przestrzeń na zadanie pytań, rozwianie wątpliwości, a samo spotkanie twarzą w twarz z menedżerem podnosi rangę omawianej sprawy. Nie można się też dziwić, jeśli pracownik niewłaściwie wykona zadanie w sytuacji, gdy został o nie poproszony podczas przypadkowego spotkania na korytarzu lub zostało ono „rzucone” przy okazji rozmowy na inny temat. Taka forma może się przełożyć na to, że pracownik nada zadaniu niski priorytet i albo będzie z nim zwlekał, albo całkiem o nim zapomni.
2. Bądź głównym źródłem informacji
   Od lidera zespołu pracownicy oczekują informacji dotyczących ich oraz firmy. Nie jest dobrze, jeśli o ważnych sprawach dowiadują się z firmowych plotek albo źródeł zewnętrznych – co się niestety zdarza. To menedżer powinien przekazywać informacje od zarządu, które są ważne dla każdego. Jeśli jesteś menedżerem, a dowiesz się od swoich przełożonych o ważnym projekcie lub planowanych zmianach, ustal, kiedy możesz przekazać te informacje swojemu zespołowi. Dzięki takiej postawie uda się uniknąć nieporozumień, domysłów, a czasem również obaw. Jeśli są to tematy ważne dla wszystkich, lepiej przekaż je podczas spotkania całego zespołu, aby wszyscy dowiedzieli się w tym samym czasie. To pokaże, że traktujesz wszystkich równo i każdy jest tak samo ważny.
3. Nigdy nie mów pracownikowi, że nie masz czasu
   Nie mam czasu – taką odpowiedź często słyszą od swojego szefa pracownicy. Jeśli jesteś w tej grupie menedżerów, która nigdy nie ma czasu, postaraj się tego już więcej w ten sposób nie komunikować. Dlaczego? Bo brak czasu wcale nie świadczy dobrze o menedżerze. Oczywiste jest, że ze stanowiskami kierowniczymi wiąże się duża ilość zadań do wykonania, ale zarządzanie właśnie na tym polega, żeby potrafić je dobrze rozłożyć w czasie lub delegować. Dla wielu twoich pracowników taki komunikat może być potwierdzeniem, że nie potrafisz tego robić.Dużo lepszy w odbiorze będzie komunikat „Jestem w tym momencie zajęty. Jeśli to bardzo pilne, przyjdę do ciebie jak skończę. A jeśli może poczekać do jutra, to zapraszam o 8:00. Rozpoczniemy dzień od twojego problemu”. Chodzi o to samo, a zupełnie inaczej brzmi. Pokazujesz swojemu pracownikowi, że on i jego sprawa są dla Ciebie bardzo ważne i ich nie ignorujesz.
4. Spotykaj się ze swoim zespołem i rozmawiajcie
   Twoi pracownicy nie powinni mieć poczucia, że istniejesz tylko jako głos w słuchawce lub nadawca maili. Zaplanuj w swoim kalendarzu regularne i bezpośrednie spotkania z ludźmi. Jeśli pracujecie w zespole rozproszonym, zaplanuj wspólną wideokonferencję. Komunikacja zapośredniczonej nie towarzyszy mowa niewerbalna, która bardzo często całkowicie zmienia to, jak komunikacja jest odebrana. Bezpośrednie spotkanie stwarza możliwość lepszego poznania się i kontaktu. Jest idealną okazją do posumowania poprzedniego tygodnia i zaplanowania kolejnego. Stanowi też dobry moment na pochwalenie zespołu za sukcesy i poszukanie rozwiązań dla problemów.

Komunikacja menedżerska wymaga bardzo dużej uważności i świadomości tego, w jaki sposób jesteśmy odbierani przez innych. Pomaga lepiej wykonywać zadania całego zespołu i stworzyć odpowiednią atmosferę w zespole. To od niech zależą zaangażowanie i motywacja.

Jeśli jesteś menedżerem, warto, abyś poświęcił temu tematowi więcej czasu. Podczas szkoleń organizowanych przez nas dla firm z całej Polski, uczymy liderów właściwej komunikacji. Zainteresowany? Napisz do nas lub zadzwoń! Podczas bezpłatnej konsultacji opowiemy ci, w czym możemy pomóc.