Komunikacja menedżerska sprawia wiele kłopotów liderom zespołów. Tymczasem stanowi bardzo ważny aspekt zarządzania ludźmi, bez którego nie jest możliwa efektywna i dobra praca. Zła komunikacja menedżerska prowadzi do chaosu i demotywuje pracowników. Ta właściwie prowadzona pozwala pracownikom się rozwijać i prawidłowo wykonywać zadania. Jakich błędów unikać i na co szczególnie uważać?
Komunikacja menedżerska – czym jest
Jedną z najważniejszych kompetencji każdego menedżera jest właściwa komunikacja – zarówno z pracownikami, jak również z osobami reprezentującymi C-level w organizacji, a także z partnerami biznesowymi. Szczególnie w dobie zespołów rozproszonych i coraz częściej wykorzystywanej komunikacji zdalnej, umiejętności komunikacyjne często przesądzają o sukcesie lub porażce zespołu, a w konsekwencji nawet i całej firmy. Komunikacją menedżerską nazywać możemy wszystkie procesy komunikacyjne, które odbywają się na którymś z wyżej wymienionych poziomów, a ich rolą jest właściwe zarządzanie pracą każdego z członków zespołu, prowadzących do realizacji celów biznesowych firmy.
Komunikacja menedżerska – czemu jest tak ważna?
Menedżer stanowi pewnego rodzaju pomost komunikacyjny między swoim zespołem a resztą firmy, w tym szczególnie zarządem. Dodatkowo, menedżer bardzo często jest jedyną osobą, która ma bezpośredni kontakt z klientem, a jego rolą jest przedstawić pracownikom efekty rozmów i oczekiwania klienta. Rolą lidera jest przede wszystkim właściwie komunikować się z zespołem.
To lider narzuca zasady komunikacji między pracownikami z jednego teamu. Powinien być w tym zakresie wzorem i swoim przykładem dawać innym dobry przykład właściwego porozumiewania się – zarówno bezpośredniego, jak również zapośredniczonego.
Komunikacja menedżerska jest bardzo istotna w procesie rozwiązywania problemów w zespole, jeśli się pojawią. Bardzo często u ich podłoża jest właśnie niewłaściwa komunikacja między ludźmi i nieporozumienia z tego wynikające. Rolą lidera jest udzielanie pracownikom regularnego feedbacku, z którego dowiedzą się, jakie postępy w pracy robią, a co jeszcze wymaga poprawy.
Komunikacja menedżerska – na to uważaj komunikując się ze swoimi pracownikami
Natłok pracy, stres, sytuacje kryzysowe, emocje – to wszystko bardzo często sprawia, że nie zwracamy uwagi na to, w jaki sposób porozumiewamy się z innymi i jakie – czasami nieświadomie – błędy robimy. W skrajnych sytuacjach mogą doprowadzić do poważnego kryzysu w zespole, do braku motywacji i zaangażowania. Dlatego warto na chłodno przemyśleć, jakie sytuacje doprowadzają do problemów i ich unikać. Okazuje się, że wiele z nich to bardzo proste wskazówki, które można wdrożyć od ręki.
- Niewłaściwy dobór kanału komunikacji
Nie wszystkie informacje warto przekazywać pracownikom mailem i nie każdy komunikat zostanie właściwie odebrany, jeśli wtrącimy go podczas wspólnej przerwy na kawę. Jeśli coś wymaga omówienia, znacznie lepiej poprosić pracownika na krótką rozmowę, a w ślad za nią wysłać podsumowanie z najważniejszymi informacjami mailem. Bezpośrednie spotkanie daje przestrzeń na zadanie pytań, rozwianie wątpliwości, a samo spotkanie twarzą w twarz z menedżerem podnosi rangę omawianej sprawy. Nie można się też dziwić, jeśli pracownik niewłaściwie wykona zadanie w sytuacji, gdy został o nie poproszony podczas przypadkowego spotkania na korytarzu lub zostało ono „rzucone” przy okazji rozmowy na inny temat. Taka forma może się przełożyć na to, że pracownik nada zadaniu niski priorytet i albo będzie z nim zwlekał, albo całkiem o nim zapomni.
- Pamiętaj o deadlinie. Realnym.
Wielu menedżerów deleguje zadania, zapominając o tym, że istotną informacją jest podanie deadlinu. W wielu firmach panuje przekonanie, że wszystko jest ASAP i każde zadanie od kierownika trzeba wykonać na już. Jeśli należysz do grupy menedżerów, którzy uważają, że polecenia należy wykonywać niezwłocznie, zastanów się, czy zawsze przynosi to korzyść. Oczywiście, zdarzają się sytuacje nagłe, wymagające natychmiastowej reakcji, ale patrząc obiektywnie, dzieje się to stosunkowo rzadko.
Tymczasem każdy z członków zespołu ma swój tryb pracy i planuje sobie zadania. Rzucanie wszystkiego i wykonywanie polecenia szefa w tym samym momencie, może mieć więcej minusów niż plusów. Dlatego tak ważne jest umiejętne delegowanie zadań, wraz z określeniem terminu. Czasem wystarczy powiedzieć, że coś musi być wykonane do końca dnia albo tygodnia.
Jeśli nie podasz ram czasowych, najbardziej prawdopodobne są dwie sytuacje. Albo pracownik przerwie pracę nad czymś ważnym i wykona to, o co poprosiłeś od ręki, nie zastanawiając się, co faktycznie było pilniejsze i ważniejsze z perspektywy interesu firmy. Druga możliwość jest taka, że odłoży zadanie na później, a w efekcie wykona je za późno. Zawsze warto spytać, czy pracownik jest w tym momencie bardzo zajęty, czy może mógłby przerwać i coś zrobić ważnego.
- Bądź głównym źródłem informacji
Od lidera zespołu pracownicy oczekują informacji dotyczących ich oraz firmy. Nie jest dobrze, jeśli o ważnych sprawach dowiadują się z firmowych plotek albo źródeł zewnętrznych – co się niestety zdarza. To menedżer powinien przekazywać informacje od zarządu, które są ważne dla każdego. Jeśli jesteś menedżerem, a dowiesz się od swoich przełożonych o ważnym projekcie lub planowanych zmianach, ustal, kiedy możesz przekazać te informacje swojemu zespołowi. Dzięki takiej postawie uda się uniknąć nieporozumień, domysłów, a czasem również obaw. Jeśli są to tematy ważne dla wszystkich, lepiej przekaż je podczas spotkania całego zespołu, aby wszyscy dowiedzieli się w tym samym czasie. To pokaże, że traktujesz wszystkich równo i każdy jest tak samo ważny.
- Nigdy nie mów pracownikowi, że nie masz czasu
„Nie mam czasu” – taką odpowiedź często słyszą od swojego szefa pracownicy. Jeśli jesteś w tej grupie menedżerów, która nigdy nie ma czasu, postaraj się tego już więcej w ten sposób nie komunikować. Dlaczego? Bo brak czasu wcale nie świadczy dobrze o menedżerze. Oczywiste jest, że ze stanowiskami kierowniczymi wiąże się duża ilość zadań do wykonania, ale zarządzanie właśnie na tym polega, żeby potrafić je dobrze rozłożyć w czasie lub delegować. Dla wielu twoich pracowników taki komunikat może być potwierdzeniem, że nie potrafisz tego robić.
Dużo lepszy w odbiorze będzie komunikat „Jestem w tym momencie zajęty. Jeśli to bardzo pilne, przyjdę do ciebie jak skończę. A jeśli może poczekać do jutra, to zapraszam o 8:00. Rozpoczniemy dzień od twojego problemu”. Chodzi o to samo, a zupełnie inaczej brzmi. Pokazujesz swojemu pracownikowi, że on i jego sprawa są dla Ciebie bardzo ważne i ich nie ignorujesz.
- Spotykaj się ze swoim zespołem i rozmawiajcie.
Twoi pracownicy nie powinni mieć poczucia, że istniejesz tylko jako głos w słuchawce lub nadawca maili. Zaplanuj w swoim kalendarzu regularne i bezpośrednie spotkania z ludźmi. Jeśli pracujecie w zespole rozproszonym, zaplanuj wspólną wideokonferencję. Komunikacja zapośredniczonej nie towarzyszy mowa niewerbalna, która bardzo często całkowicie zmienia to, jak komunikacja jest odebrana. Bezpośrednie spotkanie stwarza możliwość lepszego poznania się i kontaktu. Jest idealną okazją do posumowania poprzedniego tygodnia i zaplanowania kolejnego. Stanowi też dobry moment na pochwalenie zespołu za sukcesy i poszukanie rozwiązań dla problemów.
Komunikacja menedżerska wymaga bardzo dużej uważności i świadomości tego, w jaki sposób jesteśmy odbierani przez innych. Pomaga lepiej wykonywać zadania całego zespołu i stworzyć odpowiednią atmosferę w zespole. To od niech zależą zaangażowanie i motywacja.
Jeśli jesteś menedżerem, warto, abyś poświęcił temu tematowi więcej czasu. Podczas szkoleń organizowanych przez nas dla firm z całej Polski, uczymy liderów właściwej komunikacji. Zainteresowany? Napisz do nas lub zadzwoń! Podczas bezpłatnej konsultacji opowiemy ci, w czym możemy pomóc.
Przeczytaj więcej o naszych szkoleniach dla menedżerów:
Trening efektywności osobistej
Skuteczna komunikacja interpersonalna
Zaangażowany i efektywny zespół
Efektywne wdrażanie nowych kompetencji w zespole
Akademia Managera – szkolenia dla liderów
Zamknięte szkolenia managerskie dla firm
