Współczesna rzeczywistości zawodowa wymaga od nas coraz większej elastyczności. Dynamiczne procesy, rosnąca liczba projektów oraz stały kontakt z klientem sprawiają, że często próbujemy wykonywać kilka zadań jednocześnie. Czy jednak multitasking rzeczywiście sprawia, że jesteśmy produktywni? A może na dłuższą metę prowadzi do zmęczenia i większej liczby błędów?
W terminologii biznesowej definicja multitasking odnosi się do umiejętności wykonywania kilku czynności w tym samym czasie. Pierwszy raz użyto tego pojęcia w kontekście informatyki, opisywało ono zdolność systemów operacyjnych do realizowania wielu procesów równolegle. Z czasem zagadnienie to przeniesiono na grunt zarządzania i pracy człowieka.
Dziś multitasking oznacza wykonywanie kilku zadań naraz, często w krótkim czasie, bez wyraźnego podziału na etapy. Przykładowo: odpowiadanie na wiadomości, rozmowa z klientem i jednoczesne przygotowywanie raportu. W życiu prywatnym może to być słuchanie muzyki podczas oglądania materiałów edukacyjnych czy przeglądanie media społecznościowe w trakcie rozmowy z bliskimi.
Choć wielozadaniowość bywa postrzegana jako cenna umiejętność, warto pamiętać, że ludzki mózg nie jest odpowiednio przygotowany do pełnej koncentracji na kilku zadaniach jednocześnie.
Wiele osób uważa, że wykonywanie kilku rzeczy naraz rzeczywiście pozwala zaoszczędzić czas. Często wydaje się, że w tym samym czasie można zrobić więcej – odpowiedzieć na wiadomości, przygotować nowe zadanie i zaplanować kolejne działania. Takie podejście daje wrażenie kontroli nad natłokiem obowiązków i szybkiego reagowania na zmieniające się priorytety.
W praktyce jednak prawdziwa efektywność osobista nie wynika z równoczesnego realizowania wielu zadań, lecz z umiejętnego ustalania priorytetów i pracy w oparciu o jasno określone cele. Kluczowe znaczenie ma świadome planowanie dnia, określenie najważniejszych działań oraz konsekwentne doprowadzanie ich do końca. Dopiero wtedy praca przekłada się na realne rezultaty, a nie jedynie na poczucie bycia zajętym.
Efektywność zwiększa również zarządzanie energią – dopasowanie najtrudniejszych zadań do momentów największej koncentracji oraz wprowadzanie przerw regeneracyjnych. Ważna jest także umiejętność eliminowania rozpraszaczy i budowania środowiska pracy sprzyjającego skupieniu. To właśnie te elementy sprawiają, że jakość realizowanych projektów rośnie, a działania są bardziej przemyślane.Rozwijaniu takich kompetencji służy szkolenie z efektywności osobistej, które w praktyczny sposób pokazuje, jak poprawić organizację pracy, zwiększyć skuteczność i lepiej zarządzać sobą w czasie. Świadome podejście do zarządzania zadaniami, energią i celami pozwala osiągać lepsze rezultaty bez konieczności funkcjonowania w ciągłym pośpiechu i przeciążeniu.
Pracodawcy coraz częściej oczekują od pracownika, że będzie w trybie wielozadaniowym realizował wiele obowiązków. Wielozadaniowość bywa wpisana w wymagania na danym stanowisku, szczególnie tam, gdzie liczy się szybkie reagowanie, elastyczność oraz sprawne planowanie działań. W ogłoszeniach rekrutacyjnych umiejętność wykonywania kilku zadań jednocześnie często przedstawiana jest jako jedna z kluczowych kompetencji pracowników.
Warto jednak zastanowić się, czy rzeczywiście jest to kompetencja w klasycznym rozumieniu tego słowa. Zdolność do przełączania się między tematami nie zawsze oznacza wysoką jakość pracy. W praktyce dużo ważniejsze okazują się takie umiejętności jak organizacja procesów, ustalanie priorytetów, odpowiedzialne delegowanie czy skuteczne zarządzanie czasem. To one w największym stopniu przekładają się na efektywność całego zespołu.
Ciągły multitasking prowadzi natomiast do przeciążenia poznawczego. Gdy pracownik realizuje kilka projektów równolegle, a do tego reaguje na bieżące wiadomości i nowe zadanie pojawiające się w ciągu dnia, jego uwaga ulega rozproszeniu. Zmęczenie, zwłaszcza po nieprzespanej nocy, dodatkowo potęguje trudności z koncentracją. W takiej sytuacji wykonywanie kilku zadań jednocześnie staje się mniej efektywne, a liczba błędów rośnie.
Stałe przełączanie między tematami wywołuje również napięcie psychiczne i ciągły niepokój. Pracownik ma poczucie, że zawsze jest coś „pilniejszego”, co wymaga natychmiastowej reakcji. Trudniej utrzymać głębokie skupienie, gdy w tle pojawiają się powiadomienia z aplikacje, media społecznościowe czy kolejne prośby od współpracowników. W efekcie produktywność spada, mimo że przez cały dzień jesteśmy aktywni.
Na dłuższą metę taki model pracy może osłabiać motywację i zaangażowanie. Pracownika zaczyna cechować nie tylko zmęczenie, ale również frustracja wynikająca z braku widocznych rezultatów. Dlatego coraz więcej organizacji dostrzega, że prawdziwą wartością nie jest wykonywanie rzeczy naraz, lecz świadome budowanie kompetencji związanych z koncentracją, planowaniem i odpowiedzialnym zarządzaniem obowiązkami. To one stanowią realne wsparcie dla rozwoju i stabilnej produktywności w firmie.
Multitasking wpływa nie tylko na efektywność pojedynczej osoby, ale również na funkcjonowanie całego zespołu. Wyobraźmy sobie sytuację: specjalista ds. projektów pracuje nad ważną ofertą dla kluczowego klientem. W tym samym czasie odbiera telefon od innego kontrahenta, odpisuje na pilne wiadomości i konsultuje szczegóły z działem finansowym. Każde z tych działań wydaje się ważne, więc podejmuje się wykonywanie kilku zadań jednocześnie.
Na pierwszy rzut oka wygląda to na dużą produktywność. Jednak w praktyce pojawiają się drobne niedopatrzenia – nieaktualna wycena, pominięta informacja o terminie realizacji, brak uwzględnienia zależności między projektami. Jedno przeoczenie prowadzi do kolejnego. Klient otrzymuje nieprecyzyjną ofertę, trzeba ją poprawiać, a zespół w krótkim czasie organizuje dodatkowe spotkanie, aby wyjaśnić sytuację. W efekcie rośnie liczba błędów, napięcie wśród pracowników i presja czasu.
Takie działania, powtarzane regularnie, osłabiają zaufanie i wpływają na relacje w firmie. Gdy pracownik działa w trybie ciągłego reagowania, trudniej mu utrzymać koncentrację i odpowiedzialność za jedno, konkretne zadanie. Zespół zaczyna funkcjonować w atmosferze pośpiechu, a zamiast realnej oszczędność czasu pojawia się konieczność wprowadzania poprawek.
W swojej firmie warto sprawdzić, czy model pracy oparty na natychmiastowej reakcji na każde nowe zadanie rzeczywiście jest korzystny. Często okazuje się, że wielozadaniowość nie przełoży się na lepsze wyniki, lecz generuje chaos organizacyjny i obniża jakość współpracy.
W praktyce znacznie bardziej efektywna okazuje się praca blokami czasowymi. Skupienie na jednym obszarze, a dopiero później przejście do kolejnych obowiązków, porządkuje procesy i poprawia komunikację. Dzięki temu zespół działa spokojniej, a produktywność rośnie w sposób stabilny i przewidywalny.
Multitasking może wydawać się atrakcyjny ze względu na pozorną oszczędność czasu. W rzeczywistości jednak wykonywanie kilku zadań jednocześnie często obniża jakość pracy i prowadzi do większej liczby błędów. Na dłuższą metę bardziej korzystna jest koncentracja na jednym zadaniu, świadome planowanie oraz odpowiedzialne delegowanie.
Trener zaawansowanych technik sprzedaży, konsultant biznesowy, prezes zarządu Enterprise Advisors, specjalista z zakresu negocjacji, komunikacji z klientem, zarządzania, autor programów trade marketingowych i edukacyjnych.
