Spotkanie handlowe to jeden z najważniejszych elementów aktywnej sprzedaży. Dzięki niemu możesz nawiązać bliższą relację z klientem, zbadać jego potrzeby, poznać możliwości i oczekiwania. Spotkanie handlowe to też okazja do zaprezentowania oferty oraz przeprowadzenia negocjacji z klientem. Zespoły handlowe bardzo często mają problem nie tylko z umówieniem takiego spotkania, ale również z odpowiednim przeprowadzeniem go. Co zrobić, żeby mieć więcej spotkań handlowych? Jak efektywnie je wykorzystać? Poznaj skuteczne kroki wizyty handlowej.
W skrócie:
BĄDŹ Z NAMI NA BIEŻĄCO I OTRZYMUJ INFORMACJE O NOWYCH ARTYKUŁACH I SPOSOBACH NA ROZWÓJ NA SWÓJ E-MAIL
KROK 1. Przeanalizuj dane
W pierwszej kolejności samodzielnie przeanalizuj dane, jakimi dysponujesz, a potem zastanów się, które ze wskaźników wymagają poprawy. Ważne jest, czy liczysz spotkania handlowe ogółem, czy może dzielicie je na spotkania handlowe na te pierwszego kontaktu z klientem (new businessowe) oraz na spotkania farmingowe – z naszymi obecnymi klientami. Jeśli mamy taki podział w naszej organizacji, to dla każdego typu spotkań powinny być oddzielne raporty. Dzięki temu wyraźnie widzimy, których spotkań mamy za mało i co powinniśmy z tym zrobić. Jeśli skupiamy się na pozyskiwaniu nowych klientów, to zaniepokoić nas powinny zbyt małe liczby w raportach dotyczących klientów huntingowych.
Jeśli potrzebujesz fachowego wsparcia dla swojego działu sprzedaży, odezwij się! Od lat skutecznie pomagamy firmom w osiąganiu ich celów biznesowych.
KROK 2. Porozmawiaj z zespołem
W drugiej kolejności zapytaj członków zespołu, jak według nich przebiega cały proces i jakie oni widzą trudności z nim związane. Spytajmy zarówno tych najbardziej efektywnych sprzedawców, jak również tych, którzy mają problemy z umawianiem spotkań handlowych. To pozwoli nam zdiagnozować, czy problem tkwi w procesie, czy może konkretne osoby mają kłopoty na jakimś etapie.
KROK 3. Określ źródła pozyskiwania klientów
Bardzo ważnym elementem naszej analizy powinny być źródła, z jakich pozyskujemy kontakty do umawiania spotkań. Jeśli macie w firmie cały wachlarz tych źródeł, dowiedz się koniecznie, z jakich korzystają ci najmocniejsi sprzedawcy, a z jakich ci słabsi. Koniecznie sprawdź, jaka jest skuteczność każdego z nich oraz czy można znaleźć nowe źródła.
Warto zadać sobie kilka pytań z tym związanych:
- Leady ze strony internetowej – w jaki sposób przebiega ich podział w firmie?
- Ilu klientów mamy z rekomendacji?
- Ilu klientów to osoby, z którym mieliśmy już do czynienia przy okazji współpracy z inną firmą?
- Ile wizyt handlowych to wizyty nie huntingowe ale farmingowe?
- Ile telefonów wykonywanych jest na podstawie danych z CRM?
- Ile spotkań handlowych zainicjowali sami klienci?
Znając odpowiedzi na te pytania i inne, odnoszące się do źródeł naszych kontaktów, zobaczymy od razu obszary do poprawy.
KROK 4. Ustal lub zweryfikuj KPI
Kiedy już masz podstawowe wiadomości, możesz zastanowić się, których wizyt jest robionych za mało i z czego to wynika. Przeanalizuj również, czy aby twoje oczekiwania nie są wygórowane, a wymagania co do ilości spotkań handlowych są realne w odniesieniu do ilości obowiązków, które mają twoi pracownicy w firmie. Być może część z tych zadań można delegować do innych działów w firmie lub częściowo przynajmniej je zautomatyzować.
Część szefów sprzedaży uważa, że jedynym sensownym raportem jest raport w postaci wysokości faktur wystawionych klientom. Tymczasem ważne są też informacje na temat wysłanych ofert, podpisanych umów czy odbytych spotkań. Analizując spotkania handlowe powinniśmy zastanowić się, jakie wskaźniki (KPI) są związane z tą częścią naszej pracy.
Przykładowe KPI w odniesieniu do spotkań handlowych:
- Lista wiadomości wysłanych do klientów na LinkedIn,
- Liczba maili wysłanych w formie cold mailingu,
- Liczba wykonanych rozmów cold calling,
- Liczba rozmów z obecnymi klientami,
- Liczba rozmów z obecnymi klientami, którzy zostali przez nas poproszeni o umówienie nas z ich kontaktami.
Potrzebujemy zmierzyć i owskaźnikować wszystko to, co poprzedza spotkania handlowe, ponieważ te elementy są rezultatem działań, które następują wcześniej. Jeśli nie mamy tego zmierzonego, nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć wprost na pytanie, dlaczego jest tak, jak jest i jak konkretnie możemy to zmienić.
Jeśli przyjmiemy wskaźniki i ich oczekiwany poziom, możemy łatwo rozliczać każdego członka zespołu z ich realizacji.
Przykład – wiemy, że aby odbyć 10 spotkań, musimy wykonać 100 telefonów. Na tej podstawie możemy określić, że handlowiec dziennie nie może wykonać mniej niż 5 telefonów.
KROK 5. Obserwacja
Jeśli wskaźniki się zgadzają, to dobrze. Jeśli nie, należy wejść w szczegóły i zobaczyć, jak przebiega proces, czyli dokonać obserwacji wykonywania konkretnych czynności. W praktyce handlowiec powinien kilka takich rozmów, które mają doprowadzić do spotkania, przeprowadzić przy nas. Jeśli rozmowy są nagrywane (oczywiście za zgodą klienta), możemy odsłuchać nagrania i zobaczyć, co zawodzi i gdzie handlowiec robi błędy. Dzięki temu sprawdzimy nie ilość, ale jakość. To samo dotyczy treści maila, wiadomości na LinkedIn i tak dalej.
KROK 6. Ucz i wspieraj
Jak zwiększyć liczbę wizyt handlowych? Co zrobić jeśli jakiś element naszej wskaźnikowej układanki zawodzi? W pierwszej kolejności powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy pracownik czegoś nie robi, bo mu się nie chce, czy nie robi, bo nie potrafi. Jeśli wiemy, że jest pracowity, ale jego praca nie przynosi oczekiwanych rezultatów, skupić się należy na nauce. Szkolenie, instrukcja, demonstracja, ćwiczenia, wspólne rozwiązywanie problemów to dobra droga.
Radziłbym też, szczególnie na początku wspólnej pracy, utrzymywać dużą intensywność monitorowania wskaźników - nawet raz dziennie. Czasem wystarczy spytać i niczego nie komentować. Wystarczy dać sygnał, że szef czuwa i w razie czego jest blisko.
Spotkania handlowe - wskazówki dla szefów sprzedaży
Na koniec dam Ci jeszcze kilka wskazówek, które pomogą ci zwiększyć ilość spotkań handlowych.
- W rozmowach z pracownikiem dotyczących wskaźników nie musisz porównywać go z innymi pracownikami. Informacja zwrotna od ciebie powinna się odnosić do tego, na co się umówiliśmy z tą konkretną osobą. Przykładowo, jeśli jesteście umówieni na 10 spotkań, spytaj, czemu handlowiec ma tych spotkań 9, a nie komentuj, że ktoś inny zrobił ich 12.
- Niska skuteczność w umawianiu na spotkania handlowe może wynikać ze źle dobranej bazy klientów lub nieodpowiednich osób do komunikacji w danej firmie.
- Sam współczynnik odbytych spotkań nie jest aż tak istotny, jeśli nie zestawimy tego z kwalifikowalnością klientów. W efekcie możemy umawiać spotkania nie z tymi firmami co trzeba. Należy zdiagnozować już na pierwszym spotkaniu, czy po tej drugiej stronie jest chęć i potrzeba, a także odpowiednie finanse i uprawnienia. Są handlowcy, którzy skupiają się na wysokim wskaźniku spotkań, co w efekcie nie przekuwa się na ilość transakcji właśnie z tego powodu.
- Zastanów się, czy wszyscy klienci wymagają takiej samej ilości spotkań handlowych. Warto to ustalać indywidualnie. Jeden klient wymaga jednego spotkania w tygodniu, a w przypadku innego może wystarczyć jedna wizyta handlowa w miesiącu.
Zapraszam Cię także do śledzenia mojego profilu na serwisie X - Andrzej Borcz.
